¿Qué significa ser coordinador de un proyecto de Horizonte Europa?
Toda propuesta de proyecto de Horizonte Europa debe designar a un beneficiario del consorcio que actúe como punto de contacto central y represente al consorcio ante la CE. Es el “coordinador” del proyecto [ HE MGA, artículo 7(b)]. Por ello, el presupuesto del coordinador debe incluir una parte designada para las actividades de gestión del proyecto. Pero, ¿qué significa exactamente ser nombrado coordinador de un proyecto de Horizonte Europa?. ¿Cuáles son las posibles responsabilidades e implicaciones de tal función en el consorcio del proyecto?. ¿Cuáles son los consejos para elegir con éxito a un coordinador de proyecto?. ¿Debemos ser coordinadores de un proyecto?.
El proceso natural de desarrollo de proyectos de Horizonte Europa incluye:
- el inicio y encuadre del esquema científico;
- la formulación de un consorcio sólido;
- dirigir la redacción de la propuesta (incluida la división del trabajo y la asignación de tareas, así como la asignación de una parte del presupuesto a cada socio);
- consolidar las secciones administrativas de la propuesta, así como las cuestiones éticas y la información sobre los socios, y por último
- presentar la propuesta completa.
Es habitual que quien inicie una propuesta de proyecto sea normalmente, y casi de forma automática, el coordinador del proyecto. Sin embargo, en muchos casos, obedece a una fuerza inercial de la costumbre que, lamentablemente, puede ignorar las implicaciones potenciales que podría tener en la ejecución del proyecto. Por lo tanto, es importante comprender plenamente el concepto de coordinador de un proyecto en Horizonte Europa antes de tomar decisiones sobre la asignación o asunción de este papel.
Responsabilidades del coordinador
Una vez que el proyecto Horizonte Europa es seleccionado para su financiación, el coordinador debe iniciar y gestionar los procesos de firma del acuerdo de subvención (AG) con la CE. Aunque no es obligatorio, se espera que el coordinador gestione también el proceso de redacción y firma del acuerdo de consorcio (AC) entre los socios. Una vez resuelto esto, en la siguiente fase el coordinador debe dirigir y poner en marcha la ejecución del proyecto con los demás beneficiarios. Durante la vida del proyecto, y además de las tareas científicas que el coordinador pueda tener como socio del consorcio, hay una línea de responsabilidades obligatorias que el coordinador está obligado a realizar.
Tal y como se recoge en el artículo 7(b) del “Modelo de Acuerdo de Subvención”, el Coordinador debe:
- supervisar que la acción se ejecuta correctamente;
- actuar como intermediario en todas las comunicaciones entre el consorcio y la autoridad que concede la subvención, a menos que el Acuerdo o la autoridad que concede la subvención especifique lo contrario, y en particular:
- Presentar las garantías de prefinanciación a la autoridad otorgante (en su caso);
- solicitar y revisar cualquier documento o información requeridos y verificar su calidad e integridad antes de transmitirlos a la autoridad otorgante;
- presentar los entregables e informes a la autoridad otorgante;
- informar a la autoridad otorgante de los pagos efectuados a los demás beneficiarios;
- distribuir los pagos recibidos de la autoridad otorgante a los demás beneficiarios sin retrasos injustificados
Según nuestra experiencia, la lista no exhaustiva que figura a continuación puede ofrecer una visión más holística de las responsabilidades del Coordinador. Se espera que el Coordinador…
- Actue como intermediario en todas las comunicaciones entre los beneficiarios y la CE.
- Supervise y controle el plan de trabajo del proyecto y se asegure de que la acción se ejecuta correctamente.
- Organice las reuniones del consorcio y los informes posteriores.
- Aplique los procedimientos de calidad del proyecto.
- Recopile, supervise y consolide el contenido científico y técnico de los informes periódicos.
- Prepare, gestione y coordine los controles financieros del proyecto.
- Administre los recursos del proyecto, incluidas las cuestiones presupuestarias.
- Lleve la gestión financiera, incluida la distribución de los pagos a los beneficiarios.
- Facilite la comunicación dentro del consorcio sobre cuestiones administrativas.
- Gestione las cuestiones administrativas pendientes, como las modificaciones contractuales.
- Consolide los resultados e informes del proyecto y mantenga la garantía de calidad, incluida la presentación a la CE.
- Supervise la integración de información en la plataforma electrónica de gestión de proyectos.
- Y más…
Otros puntos importantes que debe tener en cuenta el coordinador de proyectos de Horizonte Europa
En muchos casos, las colaboraciones formadas dentro de un proyecto de Horizonte Europa son nuevas. Por lo tanto, el coordinador debe actuar como facilitador de la comunicación de los socios del consorcio, normalmente ubicados en diferentes países (y potencialmente con proyectos y obligaciones adicionales en mente), para formar y emprender un trabajo de colaboración fructífero.
Aunque muchos coordinadores procedentes del mundo académico optan por centrar su atención en la ejecución de sus tareas científicas, la gestión continua de las cuestiones administrativas y financieras del proyecto corre el riesgo de descuidarse o minimizarse. En algunos casos, esto puede llegar a afectar a la buena ejecución del proyecto. Esta dimensión también es evidente en el caso de los coordinadores industriales, a menudo nuevos en Horizonte Europa, o con poca experiencia en la coordinación de proyectos de Horizonte Europa.
Para alcanzar los objetivos previstos, es esencial la atención, cooperación y contribución de todos los socios implicados. Esto significa que el coordinador debe estar constantemente activo y mantener un canal de comunicación continuo y abierto entre todas las partes, al tiempo que supervisa de cerca el progreso del proyecto para garantizar su correcta ejecución.
Dicho esto, queda claro que el nombramiento de un coordinador de proyecto requiere una planificación estratégica bien pensada, con el fin de maximizar los recursos del proyecto, tanto de tiempo como de dinero. El coordinador tiene muchas funciones, además de ser el gestor administrativo y financiero ejecutivo. Los investigadores o científicos interesados en el liderazgo científico, sin tener que ocuparse de los aspectos administrativos de la coordinación, pueden optar por contar con un coordinador profesional. Lea más sobre este tema en el artículo “El dilema de la coordinación de Horizonte Europa”.
Coordinador profesional
La distribución de funciones entre la dirección de Administración/Finanzas y la de Ciencia/Tecnología debe aclararse desde el principio en la estrategia de gestión, y explicarse claramente en la propuesta presentada. Sin embargo, esta división no significa un “corte claro”. Es imprescindible que el coordinador profesional entienda la ciencia, por un lado, y tenga excelentes aptitudes de gestión administrativa y financiera, por otro, al tiempo que coopera y apoya al coordinador científico.
Comprender el proceso científico y los retos, tanto los inherentes como los inesperados, es lo que marca la diferencia entre una gestión de proyectos “buena” y una gestión de proyectos “excelente”. El coordinador profesional no debe limitarse a las cuestiones administrativas y financieras, sino participar en todos los aspectos y procesos del proyecto para garantizar su éxito. De este modo, el coordinador profesional puede proporcionar un sistema de apoyo completo al líder científico y a las actividades de investigación e innovación que se estén llevando a cabo. Además, un coordinador profesional permite al líder científico centrarse en el acto científico y de investigación.
Más información: euradiainfo@euradia.es